[W1] Richtig Einkaufen – Prüfung des Beschaffungsprozesses von der Bestellung bis zur Lieferung

– Warenwirtschaft in der Internen Revision –

Zielsetzung:

Um aus Sicht der Qualität und Ordnungsmäßigkeit der Materialwirtschaft, auch im Blick auf die DIN EN ISO 9001, korrekt abgewickelt wird, ist es erforderlich, sich im Rahmen eines Audit davon zu überzeugen, dass dies auch umgesetzt wird. Im Warenwirtschaftsprozess liegt ein großes Potential zu Verbesserungen und Optimierungen aber auch zur Beseitigung von Schwachstellen. Der Vorteil einer internen Prüfung liegt darin, das Verfahren zu beurteilen und ggf. auch weichenstellend Abläufe zu hinterfragen, die sich im Laufe der Zeit eventuell überholt haben könnten oder die wirtschaftlicher und sicherer gestaltet werden könnten. Ziel des Workshops soll sein, Schwachstellen in der Bezugskette aufzudecken, die dazu führen könnten, dass das Unternehmen mehr bezahlt, als es tatsächlich erhält, insbesondere wenn die Bestellabwicklung unterlaufen wird, um dem eigenen Profit zu dienen.

Die TeilnehmerInnen lernen hierbei, ihre Prüfung der Materialwirtschaft entsprechend Ihrem Unternehmensgeschäftsmodell auszurichten. Dabei werden gemeinsam die unterschiedlichen Abläufe und Prozessschritte beleuchtet und gemeinsam eine für die Teilnehmer sinnvolle Prüfungsmethodik erarbeitet. Weiterhin wird auf erforderliche physische, logische und IT-seitige Sicherheitsaspekte im Rahmen der Materialwirtschaft eingegangen.

Eine wichtige Frage ist die Abgrenzung zwischen Beratung und Prüfung. Die Prinzipien der Internen Revision, erstmals expliziert im IPPF 2015 und nun übernommen in den neuen Standards, die zum 1. Januar 2017 in Kraft treten, fordern eine(n) aktive(n) PrüferIn. Das bedeutet auch, dass es nicht damit getan ist, auf Abweichung zum Sollzustand bzw. auf die Schwachstelle hinzuweisen. Die heutige Revisionspraxis zeigt, dass es vielfach bereits üblich ist, dem Revisionskunden aktive Best-Practice-Empfehlungen zu geben. Der wesentliche Unterschied zwischen Beratung und Prüfung liegt darin, dass bei einer Beratungsleistung kein Urteil über die Risiken und die Leistungsfähigkeit des Revisionskundens vor Umsetzung der Empfehlungen gegeben wird.

Im Anschluss an das Training kennen die TeilnehmerInnen die wesentlichen Möglichkeiten, eine Materialwirtschaftsprüfung durchzuführen und ggf. auftretende Schwachstellen aufzuzeigen sowie beratende Unterstützung bei der Beseitigung zu leisten.

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